期限切れの契約・文書などのチェック・更新
社員の身分証明書、郵便料金の受取人払い・後納手続き、会社事務所・借上社宅の賃貸借契約などで、年度末が期限切れになっているものがあれば、必要に応じて更新や延長などの手続きをします。
法定保存年限の定めのある帳票や、保存義務がなくとも自社で保存年限を定めている文書類も確認しましょう。
労使協定のチェック・更新
「36協定」など有効期間の定めのある労使協定について、法定どおりに整備されているかをきちんとチェックします。更新や労働基準監督署への届出が必要なものは、すみやかに所定の手続きを行ないます。
改正個人情報保護法への対応
令和2年に改正された個人情報保護法が、4月1日から全面施行されます。個人の権利が拡充されると同時に情報漏洩が発生した際の罰則が強化されますので、個人情報の利活用を考える企業は管理体制を再点検しておきましょう。
本誌では、改正個人情報保護法の改正ポイントと、中小企業が最優先で行なうべき対応をまとめています。
4月からパワハラ防止措置の義務化が中小企業にも適用
4月1日から、中小企業でも、職場におけるパワーハラスメントの防止対策が義務付けられます。
具体的には、
① パワハラを行なってはならない旨の方針を明確にし、社内報や社内ポータルサイト等に掲載して管理監督者を含む従業員に周知・啓発する
② 安心して相談ができる相談窓口を設置し、パワハラが懸念される事案に対して適切に対応できる体制を整え、そのことを社内に周知する
③ パワハラ行為があったときは、プライバシーに配慮したうえでその事実を公表し、再発防止に向けた措置を講じる
などが求められます。
義務化に違反しても罰則はありませんが、厚生労働大臣が認めた場合は指導・勧告等の対象となり、勧告に従わない場合は社名公表の可能性があります。就業規則等の内容を見直し、パワハラに関する規程を整備して対応しましょう。
新事業年度の業務計画の確認
新事業年度の経営計画を受けて、総務部門でも社内行事・事務、法定事務などの業務計画を確認しましょう。
本誌では、4月から6月までの主な定例業務をまとめています。
防火体制のチェック
3月1日～7日は春季全国火災予防運動が実施されます（気候等により、日程をずらす地域もあります）。これを機に防火・防災体制を確認しておきましょう。
備品や事務機器の補充・廃棄
4月に新入社員を迎える企業では、事務機器や備品、制服・作業服などの手配状況をチェックします。
また、年度替わりに事務機器等の更新を行なっている企業では、交換する機器、廃棄や入替えの手順などについて関係部署と協議しておきます。
各種社内規程の見直し
年度ごとに業務に関する各種規程を見直す企業では、改定の必要性、金額、対象・範囲、制度の内容などを精査して、3月初旬には原案を作成するようにしましょう。
その案をもとに経営者や経営幹部の意見をとりまとめ、必要に応じて社員へのヒアリング等をしたうえで、最終的な形にまとめます。
