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マイナンバーについて、いつまでに、
どのような内容の従業員教育が必要？

営業担当者が、取引先からマイナンバーについて聞かれたそうです。そろそろマイナンバーに関する社内研修が必要だと思うのですが、いつまでに、どのような内容の従業員教育をしておけばよいでしょうか。

平成27年10月までには、一定の従業員教育をしておくことが望ましいでしょう。

　平成27年10月から、マイナンバーが各世帯に「通知カード」によって通知されることになります。そうしますと、マイナンバーについての話題がこれまで以上に盛んになり、疑問や不安を抱える人たちも増えてくると思われます。

　この段階で、取引先や株主などから、マイナンバーの取扱いに関する問い合わせがくることが想定されます。

　問い合わせを受けた従業員が、マイナンバーを利用できる場面が限られていることや、目的外利用ができないことなどについて的確に説明することができれば、取引先からの信頼も深まり、業務が円滑に進むと思われます。

　反対に、十分な説明ができないと、トラブルが発生する元にもなり得ます。

　ですので、この時期までに、特にマイナンバー事務取扱担当者に対して、マイナンバーの取扱いについての研修等を行っておく必要があります。

　対外的な対応を絞るため、問い合わせ窓口を設けることも有効でしょう。

　研修資料としては、マイナンバーの取扱いに関する監視・監督を行う機関である「特定個人情報保護委員会」が公表しているガイドラインを用いるとよいでしょう（HPに掲載されているのでどなたでも取得できます）。

まずは、マイナンバー事務取扱担当者を明確にすることが必要です。

　　社内でマイナンバーに関する事務に従事する「事務取扱担当者」を明確にしておくことが、マイナンバー法では求められています。その趣旨は、担当者を限定することによって漏えい等のおそれを減らすことにあります。

　ですので、反対に担当者以外の従業員に対しては、マイナンバーを取扱ってはならないことを周知し、徹底させることが必要です。

　おそらく、税務関係の手続きを取り扱っている経理の担当者と、社会保険関係の手続きを取り扱っている総務の担当者等が、この「事務取扱担当者」となるのが一般的でしょう。

　ここで気をつけたいのは、部署の中での担当者を狭く特定しすぎてしまうと、それ以外の従業員がまったくマイナンバーを扱えなくなってしまうということです。

　担当者を狭く特定することによって、業務に著しい非効率が生じてしまわないよう注意が必要です。

「事務取扱担当者」は、マイナンバーを提供する側の不安を取り除くように説明するための準備が必要です。

　マイナンバー事務取扱担当者は、マイナンバーの取得等に関わりますので、問い合わせ対応といった対外的な説明の準備が特に求められます。

　具体的には、

　などを説明し、会社に提供されたマイナンバーが安全に取り扱われることを説明できるようにしておくことが求められます。

▼連載「中小企業とその社員のためのマイナンバー対応Q&A」

• 第12回 安全管理措置などの義務が守れそうにありません！
• 第11回 社員からマイナンバーの提供を受けるときの「本人確認」って？
• 第10回 そもそもマイナンバー制度を始めた目的は？
• 第9回 もしもマイナンバーの提出を拒否されてしまったら？
• 第8回 法人番号とは何？　どんなときに使うものなの？
• 第7回 採用内定者や派遣社員からマイナンバーを取得するタイミングはいつ？
• 第6回 クラウドサービスを使って収集・保管するときに気をつけることは？
• 第5回 社員などから集めたマイナンバーを管理するうえでの注意点は？
• 第4回 マイナンバーについて、いつまでに、どのような内容の従業員教育が必要？
• 第3回 もしも、マイナンバーを漏えいさせてしまったら？
• 第2回 アルバイトからマイナンバーを取得するときに注意することは？
• 第1回 マイナンバー法は、すべての事業者に関係する法律なの？