期限切れの契約や文書などのチェック・更新
社員の身分証明書、郵便料金の受取人払い・後納手続き、会社事務所・借上社宅の賃貸借契約などで、年度末が期限切れになっているものがあれば、必要に応じて更新や延長などの手続きをします。
法定保存年限の定めのある帳票や、保存義務がなくとも自社で保存年限を定めている文書類も確認し、廃棄するものは選別しておきましょう。
労使協定のチェック・更新
「36協定」など有効期間の定めのある労使協定について、法定どおりに整備されているかをきちんとチェックします。
更新や労働基準監督署への届出が必要なものは、すみやかに所定の手続きを行ないます。
新事業年度の業務計画の確認
新事業年度の経営計画を受けて、総務部門でも社内行事・事務、法定事務などの業務計画をより細かく確認しましょう。ここ数年は、コロナ禍のため実施を自粛していた行事等の復活も、検討してはどうでしょうか。
本誌では、4月から6月までに行なうべき主な定例業務をチェックリスト形式でまとめています。
防火体制のチェック
3月1日～7日は春季全国火災予防運動が実施されます（気候等により、日程をずらす地域もあります）。これを機に防火・防災体制を確認しておきましょう。
備品や事務機器の補充・廃棄
4月に新入社員を迎える企業では、新入社員のためのパソコンや備品、制服・作業服などの手配状況をチェックします。
また、年度替わりに事務機器等の更新を行なっている企業では、交換する機器、廃棄や入替えの手順などについて関係部署と協議しておきます。
各種社内規程の見直し
年度ごとに業務に関する各種規程を見直す企業では、改定の必要性、金額、対象・範囲、制度の内容などを精査して、3月初旬には原案を作成するようにしましょう。
その案をもとに経営者や経営幹部の意見をとりまとめ、必要に応じて社員へのヒアリング等をしたうえで、最終的な形にまとめます。
