年賀状ほか郵送・配送の早期手配
年賀特別郵便の取扱いは、12月15日から開始されます。元日に確実に届くよう、早めに投函しましょう。
この時期は通常の郵便や配送も混雑するので、余裕をもって準備を進めることが大切です。特に年内必着であるものは早めに手配しておきましょう。
盗難等の事故防止
事務所荒らしやひったくりなど、金銭に関する犯罪が多くなる時期でもあります。特に集金帰りの営業担当者、現金を扱う経理担当者に注意喚起を行ない、事故防止を徹底しましょう。
安全運転の呼びかけ
年末は交通渋滞が多発し、同じルートや距離を走る場合でも、普段より時間がかかります。積雪地や寒冷地では、路面の凍結にも注意を要します。
配送担当者やマイカー通勤者に、安全運転の徹底と効率的な移動を指導しましょう。飲酒の機会が増える時期でもありますので、飲酒運転の禁止も再認識させましょう。
年末大掃除の実施
大掃除を実施する場合、年内のゴミ収集日を確認し、早めに清掃スケジュールを決めて社員に伝えます。通常業務に支障が出ないよう計画を立てて取り組むことが重要です。
ゴミの分別方法や廃棄場所は周知したか、掃除道具は揃っているか、廃棄物収集業者の手配は済んだかなど、チェックしながら作業を進めましょう。
暦年単位の管理文書の整理・保管
保存文書のなかで、1月〜12月の暦年で管理しているものについては定めた基準に従い分別し、必要最小限のものを保管します。
仕事納めと納会の実施
1年を締めくくり、新たな気持ちで新年を迎えられるよう、仕事納めの日は、翌年に繰り越せない事柄・事務を優先して処理することが大切です。
納会の可否については会社ごとの判断によりますが、もしも行なう場合は、新型コロナ対策を万全にして実施するようにしましょう。
年末年始前後の事務
年末年始休暇の前には、取引先への日程の再確認、万一の際の通報先や緊急連絡網の整備などをモレなく行ないましょう。
仕事始めの日には、社員の出社状況の確認や、年賀郵便の整理・関係部署への配付といった事務があります。
来年の準備、業務計画の確認
迎春用の飾付け、初出式の準備のほか、年休を暦年で一斉付与する企業では、来年の各人別年休日数の計算などを行ないます。また、総務部門は、全社の正月からの業務計画を把握して、年間行事・就業に関するカレンダーを作成し、社員に周知します。
76ページでは、2022年1月〜3月の主な業務をチェックリストにまとめています。業務の進捗状況の確認などに役立ててください。
