期限切れの契約・文書などのチェック・更新
社員の身分証明書、郵便料金の受取人払い・後納手続き、会社事務所・借上社宅の賃貸借契約などで、年度末が期限切れになっているものがあれば、必要に応じて更新や延長などの手続きをします。
法定保存年限の定めのある帳票や、保存義務がなくとも自社で保存年限を定めている文書類も確認しましょう。
労使協定のチェック・更新
「36協定」など有効期間の定めのある労使協定について、法定どおりに整備されているかをきちんとチェックします。更新や労働基準監督署への届出が必要なものは、すみやかに所定の手続きを行ないます。
なお、労働基準法施行規則の改正に伴って、「36協定」の書式が変更されています。押印が廃止になるなどの変更が行なわれているほか、事業場ごとに労働者代表が異なる場合であっても、電子申請に限って本社一括での届出が可能になっています。
障害者雇用率の引上げ
ことし3月から、障害者雇用率が引き上げられ、民間企業は、現状の2・2%から2・3%となります。
これまで雇用義務を負うのは従業員数45・5人以上の企業でしたが、3月以降は43・5人以上の企業が該当し、より多くの企業が障害者の雇用義務を負うこととなります。
新型コロナの陽性者が発生した際の職場ルール(例)について
新型コロナの感染拡大に関連して、「職場」がクラスターの感染場所となるケースが増えています。厚生労働省は、「新型コロナウイルスの陽性者等が発生した場合における衛生上の職場の対応ルール(例)」をまとめ、ホームページ上で公開しています。これを元に、社内の対応ルールを定めた際には、社内の掲示板やイントラネット等で従業員に周知するとよいでしょう。
新事業年度の業務計画の確認
新事業年度の経営計画を受けて、総務部門でも社内行事・事務、法定事務などの業務計画を確認しましょう。
84ページでは、4月から6月までの主な定例業務をまとめています。
防火体制のチェック
3月1日~7日は春季全国火災予防運動が実施されます(気候等により、日程をずらす地域もあります)。これを機に防火・防災体制を確認しておきましょう。
備品や事務機器の補充・廃棄
4月に新入社員を迎える企業では、事務機器や備品、制服・作業服などの手配状況をチェックします。
また、年度替わりに事務機器等の更新を行なっている企業では、交換する機器、廃棄や入替えの手順などについて関係部署と協議しておきます。
各種社内規程の見直し
年度ごとに業務に関する各種規程を見直す企業では、改定の必要性、金額、対象・範囲、制度の内容などを精査して、3月初旬には原案を作成するようにしましょう。
その案をもとに経営者や経営幹部の意見をとりまとめ、必要に応じて社員へのヒアリング等をしたうえで、最終的な形にまとめます。