社員からマイナンバーの提供を受けるときの「本人確認」って？
従業員などからマイナンバーの提供を受ける際には、厳格な本人確認を行う必要があると聞きました。
具体的には、どのようなことが必要でしょうか。
具体的には、どのようなことが必要でしょうか。
「番号確認」と「実在確認」が必要になります。
「番号確認」と「実在確認」が必要になります。従業員などからマイナンバーの提供を受ける際には、単に番号がわかればよいのではなく、顔写真が記載された身分証明書とともに、本人確認を行うことが必要となります。
この本人確認としては、番号確認と実在確認の２つが要求されています。
まず、番号確認とは、マイナンバーを書き取るときに、番号が間違っていないかを確認することをいいます。次に、実在確認とは、なりすましではないか、本人であるか、実在する人物であるかどうかを確認する義務のことをいいます。
具体的な確認方法としては、まず、マイナンバーの提供者が、個人番号カードという顔写真付きの証明書を取得している場合には、この個人番号カードの提示のみで足ります。これがない場合には、通知カードと、運転免許証やパスポートなどの顔写真付き身分証明書の２つを提示してもらう必要があります。
通知カードを紛失してしまった方に対しては、通知カードの代わりに住民票を持ってきてもらうことが考えられます。
マイナンバー制度が運用されてからは、住民票にもマイナンバーが記載されるようになります。
本人ではなく代理人からマイナンバーの提供を受ける場合には、代理権の確認が必要になります。
本人ではなく代理人からマイナンバーの提供を受ける場合には、代理権の確認が必要になります。必要がある場合には、従業員が、配偶者などのマイナンバーを会社に対して提供することがあります。このときは、通知カードと、代理人の運転免許証などの２つの書類に加え、委任状などを持参してもらう必要があります。
会社としては、基本的に、委任状を加えた３つの書類を確認することで、本人確認を行うことになります。
業務を円滑に行うため、委任状については、会社があらかじめひな形を作り、従業員がそのひな形を取得できるようにしておくとよいです。
本人確認をしたという「証拠」を保存する義務はありません。
本人確認をしたという「証拠」を保存する義務はありません。本人確認をしたことに関する証拠の保存までは求められていません。
もっとも、本人確認に関して、後々、不備があったことが判明した際に、どのような確認を行ったか説明するために、証拠を残すことは禁止されていません。
ただし、マイナンバーの記載された書面を保管する場合には、本連載第５回（社員などから集めたマイナンバーを管理するうえでの注意点は？）で述べたような、安全管理措置を講じる必要があることには注意が必要です。
- ▼連載「中小企業とその社員のためのマイナンバー対応Q&A」
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- 第12回 安全管理措置などの義務が守れそうにありません！
- 第11回 社員からマイナンバーの提供を受けるときの「本人確認」って？
- 第10回 そもそもマイナンバー制度を始めた目的は？
- 第9回 もしもマイナンバーの提出を拒否されてしまったら？
- 第8回 法人番号とは何？ どんなときに使うものなの？
- 第7回 採用内定者や派遣社員からマイナンバーを取得するタイミングはいつ？
- 第6回 クラウドサービスを使って収集・保管するときに気をつけることは？
- 第5回 社員などから集めたマイナンバーを管理するうえでの注意点は？
- 第4回 マイナンバーについて、いつまでに、どのような内容の従業員教育が必要？
- 第3回 もしも、マイナンバーを漏えいさせてしまったら？
- 第2回 アルバイトからマイナンバーを取得するときに注意することは？
- 第1回 マイナンバー法は、すべての事業者に関係する法律なの？
