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もしもマイナンバーの提出を拒否されてしまったら？

マイナンバーの提供を従業員に拒否されてしまいました。従業員に対して、どのような説明をして説得する必要がありますか？ マイナンバーを集められなかった場合に、会社に罰則がありますか？

会社がマイナンバーを集めることができなくとも罰則はありません。

　マイナンバー制度の運用が開始される平成28年1月より前の現在（平成27年11月）でも、提供を求める必要のある従業員等から、あらかじめマイナンバーの提供を求めることができます。

　マイナンバーの提出を断られた等の理由により、会社が従業員等からマイナンバーを集めることができない場合であっても、会社に対する罰則はありません。また、従業員等においても、会社にマイナンバーを提出しないことに対しての罰則はありません。

　もっとも、会社としては、安易にマイナンバーの記載のない書類を提出するのではなく、従業員に対してしっかりとマイナンバーの提供を促すことが求められています。

会社に義務があることを説明して、提供を求めましょう。

　マイナンバーの提供を拒む従業員や取引先に対しては、会社がマイナンバーを収集しなければならない事情を説明することになります。

　具体的には、社会保障や税についての書類にマイナンバーを記載することは法律に定められた義務であることを伝え、提供を求めることになります。

　また、マイナンバー制度ができた経緯や趣旨を説明することや、マイナンバーと紐づけられた情報の行政機関における管理のされ方（情報を統合して一元的に管理するのではなく、国税庁や市町村等のそれぞれの行政機関が分散管理を続けます）などを説明することも有効かもしれません。

マイナンバーが集められなかった際は、書類の提出先の機関にその経緯を説明できるようにしておく必要があります。

　従業員等からどうしてもマイナンバーの提供を受けることができなかった場合には、書類の提出先の機関（例えば、支払調書や源泉徴収票であれば税務署）に対し、マイナンバーを記載できなかった経緯を説明することになります。

　この説明の際には、単なる義務違反ではないことを説明できるようにしておくことが重要になります。そのためには、証拠として、従業員等に提供を求めた経過などを記録、保存しておくことが重要です。

　具体的には、提供を求めた文書の内容や、文書を出した日付を記録しておくことや、提供を求めるメールの履歴を残しておくことが考えられます。

▼連載「中小企業とその社員のためのマイナンバー対応Q&A」

• 第12回 安全管理措置などの義務が守れそうにありません！
• 第11回 社員からマイナンバーの提供を受けるときの「本人確認」って？
• 第10回 そもそもマイナンバー制度を始めた目的は？
• 第9回 もしもマイナンバーの提出を拒否されてしまったら？
• 第8回 法人番号とは何？　どんなときに使うものなの？
• 第7回 採用内定者や派遣社員からマイナンバーを取得するタイミングはいつ？
• 第6回 クラウドサービスを使って収集・保管するときに気をつけることは？
• 第5回 社員などから集めたマイナンバーを管理するうえでの注意点は？
• 第4回 マイナンバーについて、いつまでに、どのような内容の従業員教育が必要？
• 第3回 もしも、マイナンバーを漏えいさせてしまったら？
• 第2回 アルバイトからマイナンバーを取得するときに注意することは？
• 第1回 マイナンバー法は、すべての事業者に関係する法律なの？